Modelowanie w Analizie Biznesowej

Pojęcie modelu jest nierozerwalnie związane z Analizą Biznesową. Często słyszymy o modelowaniu i różnych rodzajach modeli w tym właśnie kontekście. Czym zatem jest modelowanie? Jakie ma zalety? W jaki sposób robić to poprawnie i efektywnie? Postaram się odpowiedzieć na te pytania w artykule.

Oto definicja modelu zaczerpnięta z BABOK:

“A representation and simplification of reality developed to convey information to a specific audience to support analysis, communication, and understanding.”

Mowa zatem o reprezentacji rzeczywistości i co ważne, o jej uproszczeniu. Modele pozwalają na ukrycie zbędnych i nieistotnych, w danym kontekście, szczegółów i skupienie się jedynie na istotnych aspektach. Dzięki temu zdecydowanie ułatwiają analizę, zrozumienie i oczywiście komunikację.

Diagram jako model

Chyba najpopularniejszym rodzajem modeli, używanych w Analizie Biznesowej, są różnego rodzaju diagramy. W zależności od potrzeb modelowanie przy użyciu diagramów oferuje szeroką paletę możliwości. Pozwala przedstawić system i jego kontekst z wielu perspektyw, dając możliwie pełny i uzupełniający się obraz. Jakie są zatem główne zalety modelowanie i jakie korzyści możemy odnieść tworząc modele?

Główne zalety modelowania

Oczywiście lista zalet jest bardzo długa. Poniżej przedstawiam jedynie kilka z nich.

Uproszczenie rzeczywistości

Rzeczywistość bywa niezwykle skomplikowana. Trudno ją analizować w całości, z uwzględnieniem wszystkich szczegółów. Stworzenie modelu pozwala ją odwzorować z odpowiednim poziomem abstrakcji, skupiając się tylko na istotnych aspektach. Modelując proces lub strukturę danych, możemy przedstawić tylko te elementy, które są dla nas istotne, a pominąć cały “szum informacyjny”, który je otacza.

Skondensowanie informacji

Modele pozwalają na przedstawienie informacji w zwięzły i skondensowany, ale czytelny i przystępny sposób. Aby samemu się o tym przekonać, można zrobić prosty eksperyment. Spróbuj opisać skomplikowany proces przy użyciu języka naturalnego. Opisz poszczególne aktywności, warunki etc. Następnie przedstaw ten sam proces na diagramie. Który opis jest krótszy i łatwiejszy do zrozumienia? Następnie pokaż innej osobie oba opisy. Ten za pomocą języka naturalnego i przy wykorzystaniu diagramu i zapytaj, który z nich jest łatwiejszy do zrozumienia.

Zazwyczaj opisy procesów, zmian stanów, czy struktur danych opisane w języku naturalnym, są trudne do zrozumienia. Ich poprawna interpretacja wymaga często wielokrotnego przeczytania. Inaczej rzecz się ma z diagramami. Ze względu na swoją graficzną formę, dla większości osób, są bardziej przystępne i prostsze w zrozumieniu.

Walidacja poprawności zgromadzonych informacji

Pierwsza osobą, która odnosi korzyści ze stworzenia modelu, jest jego twórca. Sam proces modelowania może przynieść pozytywne rezultaty w postaci walidacji założeń i poprawności posiadanych informacji. Dzięki tworzeniu modeli możliwe jest wykrycie sprzeczności czy też znalezienie uproszczeń i optymalizacji. Czasem ciężko jest zauważyć ewidentne błędy w opisie procesu, dopóki nie stworzymy na jego podstawie odpowiedniego diagramu.

Uzyskanie wspólnego zrozumienia

Każdy z interesariuszy posiada swoje indywidualne zrozumienie danego tematu. Oczywiście nigdy nie ma gwarancji, że to zrozumienie jest wspólne dla wszystkich. Dopóki nie powstanie jeden opis lub model, z którym zapoznają się wszyscy zainteresowani i potwierdzą wspólne zrozumienie lub naniosą korekty, dopóty nie ma gwarancji, że wszyscy rozumieją dane zagadnienie w ten sam, tożsamy sposób. Model (w postaci diagramu) ma w tym przypadku tą przewagę, że jest zwykle krótszy i przystępniejszy niż opis w języku naturalnym, zatem łatwiej i efektywniej jest go wykorzystać w omawianej sytuacji.

Stworzenie dokumentacji

Ze względu na omawiane wyżej zalety (zwięzłość, przystępność, czytelność, jednoznaczność) oraz dodatkowo łatwość edycji, modele w postaci diagramów, świetnie nadają się do dokumentowania wymagań i odpowiadających im rozwiązań. Nadają się zwłaszcza jako dokumentacja służąca do długoterminowego przechowywania informacji, w tym służąca do utrzymania i dalszego rozwoju oprogramowania,

UML, BPMN czy “własna” twórczość?

Wśród praktyków Analizy Biznesowej znaleźć można wielu entuzjastów improwizowanych, własnych notacji, niezdarnie naśladujących te powszechnie uznane. Według niektórych modelowanie przy użyciu UML czy BPMN jest zbyt skomplikowane i rozbudowane, zbyt formalne i trudne, a notacje te nie są powszechnie znane, co utrudnia ich użycie w komunikacji z interesariuszami.

Czy zatem warto używać zdefiniowanych notacji takich jak UML czy BPMN? Moim zdaniem zdecydowanie tak. Poniżej przedstawiam kilka argumentów dlaczego.

Niski próg wejścia

Prawdą jest, że UML i BPMN są notacjami bardzo rozbudowanymi, oferującymi szeroki wachlarz możliwości zaawansowanym użytkownikom. Prawdą jest jednak również to, że nauczenie się i używanie ich w podstawowym zakresie jest bardzo szybkie i proste. Do wielu zastosowań wystarczają jedynie ich podstawowe elementy, których opanowanie nie powinno stanowić problemu.

Duże możliwości i elastyczność

Tak jak wspomniałem wyżej, UML i BPMN zapewniają zaawansowanym użytkownikom bardzo duże i zaawansowane możliwości. Pozwala to na elastyczne dopasowywanie diagramów do potrzeb oraz do grona odbiorców. W razie potrzeby, możemy tworzyć jedynie proste modele, przy wykorzystaniu bazowych elementów. W innych okolicznościach, gdy komunikujemy się z osobami biegłymi w użyciu wspomnianych notacji, możemy używać zaawansowanych elementów i tworzyć złożone, pełne informacji diagramy.

Standaryzacja i dokumentacja

Jeśli istnieje dobrze zdefiniowana, i udokumentowana notacja to właściwie jaki jest cel i sens tworzenia własnej? Korzyści wydają się być znikome, a pojawiają się ewentualne problemy z niewłaściwym zrozumieniem poszczególnych elementów oraz utrzymaniem spójności. Często motywacją twórców własnych notacji, jest chęć uproszczenia i dotarcia do niezaawansowanych odbiorców. Jednak przedstawiona powyżej możliwość ograniczenia używanych elementów notacji do jedynie bazowych, tak aby diagram był możliwie prosty, wydaje się lepszym rozwiązaniem tego problemu

Jakich diagramów używać?

Przedstawiłem powyżej zalety modelowania przy użyciu diagramów oraz używania zdefiniowanych notacji. Pozostaje kwestia jakich typów diagramów używać w jakiej sytuacji. Poniżej przedstawiam popularne typy diagramów używane w Analizie Biznesowej.

  • Diagramy związków encji (ERD)
  • Modele Procesów BPMN
  • Diagramy UML:
    • Klas
    • Maszyny stanów
    • Sekwencji
    • Aktywności
    • Przypadków użycia

W najbliższym czasie, na blogu, pojawią się artykuły dedykowane każdemu z wymienionych typów diagramów. Omówię modelowanie przy użyciu każdego z nich. Zapraszam do śledzenia bloga (także na Facebooku).

Moje rekomendacje

  • Twórz diagramy i używaj ich do: walidacji posiadanych informacji, poszukiwania uproszczeń, komunikacji z interesariuszami
  • Postaraj się tworzyć dokumentację w oparciu o modele w postaci diagramów, wsparte odpowiednim komentarzem słownym
  • Korzystaj ze zdefiniowanych i powszechnie używanych notacji
  • Dobieraj stopień skomplikowania diagramu do jego odbiorców
  • Wybieraj odpowiedni typ diagramu, optymalny w danej sytuacji

Źródła

A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide). Version 3. 2015.