Nadmiarowa lub niedoprecyzowana specyfikacja

Zrób mi kanapkę. Z serem i pomidorem. Kromka chleba ma mieć grubość 0,6 cm z dopuszczalnym odchyleniem +/- 5%. Posmaruj ją masłem. Warstwa ma mieć 0,3 mm i ma być oddalona od brzegów kromki o około 15 mm. Plaster sera ma mieć 1 mm i zajmować 95% powierzchni kanapki. Plaster pomidora ma mieć 0,5 cm i ma być ułożony pod kątem 30% względem poprzecznej osi kanapki. Coś z tym opisem chyba nie tak. Wydaje się być może nieco nazbyt szczegółowy…

Sytuacja opisana w powyższym akapicie, poprzez odwołanie się do sytuacji z życia codziennego pokazuje nam problem doboru poziomu szczegółowości informacji. Widzimy, że w możliwe jest stworzenie specyfikacji nadmiarowej (ang. over specification), która dostarcza zbyt szczegółowych, za to niewiele wnoszących danych. Jakich informacji w powyższym przykładzie oczekiwalibyśmy? Prawdopodobnie o tym, z czym ma być ta kanapka. Zakładając, że nie robimy jej po raz pierwszy w życiu i znamy ogólne „normy i zasady” robienia kanapek, pozostałe informacje wydają się być zbędne.

Dobór poziomu szczegółowości

Zastanawiając się nad tym, ile i jak szczegółowych informacji powinien dostarczyć Analityk Biznesowy, dochodzimy do zagadnienia doboru odpowiedniego poziomu szczegółowości (ang. level of details). Jest to niezwykle ważna umiejętność. Pozwala z jednej strony przekazać wystarczający zasób informacji, niezbędny do efektywnej komunikacji i współpracy. Z drugiej strony pozwala uniknąć nadmiarowości i marnotrawstwa, o którym pisałem w jednym z poprzednich artykułów.

Niektórzy twierdzą, że specyfikacja wymagań nie powinna pozostawiać żadnych wątpliwości i pola do interpretacji. Moim zdaniem jest to błędne założenie. Zwłaszcza w kontekście zwinnych metodyk adaptacyjnych, zakładających możliwość rozpoczęcia pracy bez szczegółowych wymagań i ich uszczegóławianie w trakcie tworzenia rozwiązania.

Jaki jest zatem odpowiedni poziom szczegółowości? Poprawną odpowiedzią jest oczywiście, iż to zależy. A zależy przede wszystkim od odbiorców, do których kierujemy nasz przekaz. Ich poziomu wiedzy, znajomości dziedziny, doświadczenia, roli którą pełnią w projekcie etc. Z jednej strony powinniśmy dostarczać wszelkich niezbędnych informacji, których brak może mieć istotnie negatywny wpływ na komunikację, a w konsekwencji opracowane rozwiązanie i dostarczaną wartość. Z drugiej strony, pamiętać należy, aby nie tworzyć nadmiarowego „szumu informacyjnego” i niewiele wnoszącej, nadmiarowej dokumentacji, której wartość jest znikoma, a koszt utrzymania znaczący.

Poziom szczegółowości a klasyfikacja wymagań

Klasyfikacji wymagań poświęciłem osobny artykuł. Opisuję w nim kolejność ich definiowania i konieczność tworzenia bardziej szczegółowych wymagań (wymagania dla rozwiązania) na podstawie wymagań ogólniejszych i nadrzędnych (wymagania biznesowe, wymagania interesariuszy).

Z mojego doświadczenia wynika, że w tworzenie wymagań dla rozwiązania, a w szczególności opisu rozwiązania, czyli tak zwanego „designu” warto szeroko zaangażować zespół. Jeśli składa się on z różnych specjalistów, pozwoli to na zebranie różnych punktów widzenia. Dostarczenie, a zwłaszcza narzucenie zespołowi wytwórczemu zbyt szczegółowych wymagań lub propozycji rozwiązań zabija kreatywność. Zdarza się, że zespół, na podstawie ogólniejszych wymagań jest w stanie zaproponować lepsze, bardziej efektywne rozwiązanie, niż to które byłoby potencjalnie opracowane przez samego Analityka Biznesowego.

Nawiązując do przykładu z początku artykułu. Jeśli masz do dyspozycji zespół wybitnych kucharzy, nie musisz im mówić jak długo mają smażyć steki i jak je przyprawić. Wystarczy powiedzieć, że jesteś głodny i lubisz steki. Za to jeśli nie wspomnisz, jaki rodzaj mięsa lubisz (i czy w ogóle je jadasz) to będzie można uznać to za niedoprecyzowane wymagania.

Jak widać, ciężko jest znaleźć „złoty środek” pomiędzy nadmiernym specyfikowaniem, które bardzo zawęża przestrzeń potencjalnych rozwiązań, a ryzykiem otrzymania rozwiązania niezgodnego z oczekiwaniami. Dobór poziomu szczegółowości informacji to moim zdaniem jedno z trudniejszych zagadnień z jakim spotyka się Analityk Biznesowy.

Szczegółowość informacji a BABOK

Zagadnieniom związanym z poziomem szczegółowości, dużo uwagi poświęca BABOK. W rozdziale dotyczącym planowania i zarządzania Analizą Biznesową (ang. Business Analysis Planning and Monitoring) znajdują się jasne wskazania dotyczące doboru odpowiedniego poziomu szczegółowości wymagań, czy ogólniej, informacji.

Planując podejście do przeprowadzenia Analizy Biznesowej, warto przemyśleć dobór metodyki i związany z nią zwykle poziom szczegółowości poszczególnych artefaktów. Zazwyczaj metodyki „tradycyjne”, przewidujące (ang. Predictive) zakładają powstanie bardziej szczegółowej dokumentacji pozwalającej na stworzenie rozwiązania bez potrzeby jej doprecyzowania. W opozycji do nich stoją metodyki adaptacyjne (ang. Adaptive) zakładające niższy stopień dokładności dokumentacji oraz powstawanie rozwiązania w etapach (iteracjach). Ma to na celu doprecyzowywanie wymagań w trakcie tworzenia rozwiązania. Oczywiście podejście takie wymaga odpowiednich zasobów i dostępności niezbędnych interesariuszy.

Kolejnym miejscem w BABOK, w którym jest mowa o poziomie szczegółowości informacji, jest rozdział mówiący o planowaniu współpracy z interesariuszami i ich zaangażowaniu (ang. Plan Stakeholder Engagement). Mowa tam o konieczności doboru poziomu szczegółowości komunikowanych informacji do potrzeb odbiorców. Nawet w ramach jednego projektu potrzeby informacyjne różnych grup interesariuszy mogą się od siebie znacząco różnić. Musimy o tym pamiętać chcąc prowadzić efektywną komunikację.

Dalej, zagadnienie poziomu szczegółowości omawiane jest w rozdziale dotyczącym planowania procesu zarządzania informacjami (ang. Plan Business Analysis Information Management). Jest tam informacja, że efektywne zarządzanie zgromadzonymi informacjami wymaga identyfikacji odpowiedniego poziomu szczegółowości. Należy pamiętać, że poziom ten powinien umożliwiać efektywną komunikację i retencję wiedzy. Powinien również umożliwiać utrzymanie i aktualizację dokumentacji rozsądnym nakładem pracy.

Moje rekomendacje

• Staraj się angażować specjalistów z różnych dziedzin, w tym zespół wytwórczy w definiowanie szczegółowych wymagań oraz opisów rozwiązań
• Zawsze dobieraj stopień szczegółowości informacji do potrzeb odbiorców
• Definiując poziom szczegółowości dokumentacji, pamiętaj aby dobrać go tak, by możliwe było jej utrzymywanie i niezbędna aktualizacja

Źródła

A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide). Version 3. 2015.