Pozyskiwanie wymagań – czego nie powie Ci interesariusz?

Napisano przez

Warunkiem skutecznego pozyskania wymagań jest rzetelna i dokładna analiza potencjalnych źródeł wymagań. Ten truizm jest dobrym punktem wyjścia dla dalszych rozważań.  Często jako źródła wymagań rozumiani są przede wszystkim interesariusze. Czasem mam wrażenie, że te terminy są stosowane wręcz wymiennie. I rzeczywiście, interesariusze bywają bardzo wygodnym i przydatnym źródłem wymagań, ale…

Interesariusze jako źródło wymagań

Interesariuszom możemy zadać konkretne pytania i oczekiwać konkretnych odpowiedzi. Jest to zatem wygodna forma pozyskiwania informacji, często szybsza i efektywniejsza niż np. samodzielne analizowanie dokumentów. Istnieją jednak pewne warunki, które muszą być spełnione, aby można było uznać interesariuszy za wartościowe źródło wymagań:

  • Muszą być dostępni – To niby oczywiste, lecz bywa że w wielu projektach dostęp do interesariuszy lub przynajmniej wybranych ich grup jest trudny lub wręcz niemożliwy. 
  • Muszą być zaangażowani – Powinni brać aktywny udział w inicjatywie, mieć interes spójny z jej celami i odczuwać chociaż minimalną odpowiedzialność za jej wynik.
  • Muszą być kompetentni – Powinni posiadać wiedzę i kompetencje niezbędne do udzielenia konkretnych i wiarygodnych informacji lub rzetelnego feedbacku.

Czego nie powie interesariusz?

Zakładając nawet, że interesariusze spełniają wszystkie przedstawione wyżej warunki, i tak nie należy na nich polegać jako na jedynym źródle wymagań. A to dlatego, że prawdopodobnie nie powiedzą nam:

  • Tego, o czym nie wiedzą – Nie chodzi tu o ich niekompetencje lecz o fakt, że informacje, które są z jakichś względów potrzebne do zdefiniowania wymagań są na tyle szczegółowe lub dotyczą czynności wykonywanych bezwiednie i automatycznie, że ludzie nie zwracają na to uwagi. Czy  każdy z nas zapytany nagle np. o to, co ile średnio dni zmienia szczoteczkę do zębów, odpowie precyzyjnie? Albo będzie w stanie powiedzieć, ile dokładnie czasu zajmuje mu skonfigurowanie nawigacji w samochodzie?
  • Tego, czego nie chcą powiedzieć – Nie jest tajemnicą, że czasami ludzie wykonują pewne czynności niezgodnie z instrukcją czy oficjalnymi wytycznymi. Czasem robią coś w sposób nietypowy lub ich zdaniem „dziwny”. Często nie chcą się dzielić informacjami o tym ze względu na pewne obawy. 
  • Tego, co uznają za oczywiste – Powszechnym zjawiskiem jest unikanie komunikowania tego co uznajemy za subiektywnie oczywiste. Problem w tym, że „granica oczywistości” jest bardzo nieprecyzyjna i może być różna w zależności od wiedzy, doświadczenia, punktu widzenia itd. Z tego względu wiele informacji, w tym często istotnych wymagań, bywa przemilczanych i w konsekwencji niezrealizowanych, co prowadzi do poważnych problemów. Dotyczy to szczególnie tzw. „wymagań podświadomych”, czyli czynników podstawowych według modelu Kano.

Shadowing – obserwacja aktywna

Aby skutecznie pozyskać wymagania od interesariuszy i w miarę możliwości zredukować problemy wynikające z przedstawionych wyżej sytuacji, można rozważyć stosowanie obserwacji. Obserwacja pozwala na uzyskanie informacji bezpośrednio, bez polegania jedynie na tym, co deklarują interesariusze i co zostało „przefiltrowane” przez ich subiektywny punkt widzenia. 

Szczególnie przydatny może okazać się tzw. shadowing, czyli obserwacja aktywna polegająca na łączeniu obserwacji z rozmową i zadawaniem pytań. Połączenie tych dwóch kanałów zbierania informacji daje często lepsze efekty niż sam wywiad. To, co zostało przemilczane przez interesariusza może zostać zaobserwowane lub też obserwacja danego faktu może być punktem wyjścia do rozmowy i serii szczegółowych pytań. W ramach shadowingu można np. poprosić użytkownika systemu o zaprezentowanie sposobu pracy w konkretnej aplikacji, wskazanie aktualnych problemów i pomysłów na ulepszenia itd.  Aby lepiej zrozumieć organizację oraz potrzebę biznesową i wynikające z niej wymagania, można też przyglądać się i omawiać sposób realizacji określonych czynności lub całych procesów, niekoniecznie ograniczając się tylko do pracy w ramach systemów IT.

Więcej o technikach pozyskiwania wymagań, w tym obserwacjach, znajduje się w e-booku.

Inne źródła wymagań

Aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia wskazanych wcześniej problemów mających związek z pozyskiwaniem wymagań od interesariuszy, rozważ inne potencjalne źródła wymagań. Mogą to być dokumenty (normy prawne, opisy procesów, zbiory reguł biznesowych, instrukcje, szablony formularzy itp.) oraz inne systemy (systemy konkurencyjne lub pod jakimś względem podobne albo aktualnie wykorzystywane, które mają zostać wycofane i zastąpione nowym rozwiązaniem). Dokumenty i systemy są niezależnym od interesariuszy źródłem informacji, które może posłużyć do porównania i weryfikacji informacji uzyskanych od interesariuszy. Analiza innych systemów może za to służyć jako inspiracja, a w konsekwencji jako kolejne wartościowe źródło wymagań.

Moje rekomendacje

  • Pamiętaj o tym, że interesariusze mogą być wartościowym źródłem wymagań, ale jedynie pod pewnymi warunkami (są dostępni, zaangażowani i kompetentni).
  • Weź pod uwagę, że nie wszystkie informacje da się pozyskać od interesariuszy lub też nie o wszystkim są skłonni powiedzieć.
  • Rozważ stosowanie obserwacji jako efektywnego sposobu pozyskiwania wymagań „z pierwszej ręki”, w tym szczególnie obserwacji aktywnych.
  • Aby mieć niezależne źródła wymagań, przydatne do weryfikacji informacji uzyskanych od interesariuszy, weź pod uwagę analizę dostępnych dokumentów i systemów, które mogą posłużyć jako inspiracja.

Radek Grębski

Analityk biznesowy, Product Owner, trener