Skuteczna Analiza Bizesowa – z punktu widzenia managera

Firmy różnych branż, a szczególnie IT, często podkreślają fakt używania modnych lub najnowszych technologii. Chwalą się stosowaniem wyszukanych narzędzi i automatyzacją procesów wytwórczych. Jednak nawet najlepszy zespół, posiadajacy wybitne kwalifikacje i dysponujący niezbędnymi narzędziami nie jest w stanie opracować odpowiedniego rozwiązania, nie wiedząc co właściwie ma opracować.

Absolutnym truizmem wydaje się fakt, że proces tworzenia rozwiązania (w tym szczególnie oprogramowania) rozpoczyna się od zdefiniowania potrzeby i powiązanych z nią wymagań. Jeśli nie wiemy co i dlaczego chcemy osiagnąć, niezwykle ciężko jest zakończyć projekt sukcesem. Właściwie może się to stać jedynie przez przypadek, zwany czasem szczęściem. Dobrze zdefiniowane wymagania stanowią fundament, na którym budowane jest rozwiązanie. Analiza Biznesowa jest zatem ważna i warto w nią inwestować.

Co mogą zrobić managerowie w celu zwiększenia efektywności Analizy Biznesowej i poprawienia jakości jej efektów? Poniżej prezentuję kilka, istotnych elementów, o które warto zadbać.

Dobierz odpowienich ludzi

Skoro Analiza Biznesowa jest tak ważna dla powodzenia projektu, to oczywiście dobrze jest, aby zajmowali się nią ludzie nieprzypadkowi. W jednym z poprzednich artykułów pisałem o wiedzy i umiejętnościach, jakie powinien posiadać specjalista w tej dziedzinie. Rekrutując nowe osoby warto zwrócić uwagę na umiejętności wymienione we wspomnianym artykule. Szczególnie ważny jest pewien zestaw umiejętności i cech Analityka Biznesowego opisany w BABOK. Składają się na niego:

• Cechy behawioralne (etyka, odpowiedzialność wiarygodność, zorganizowanie i umiejętność zarządzania czasem, adaptowalność)
• Wiedza biznesowa (znajomość zasad biznesu, wiedza branżowa, wiedza o organizacji, znajomość rozwiązań, znajomość metodyk)
• Umiejętności komunikacyjne (komunikacja werbalna, komunikacja niewerbalna, komunikacja pisemna, słuchanie)
• Umiejętność interakcji (facylitacja, przywództwo, komunikacja i rozwiązywanie problemów, umiejętność nauczania)
• Narzędzia i technologie (oprogramowanie i narzędzia biurowe, narzędzia dedykowane Analizie Biznesowej, oprogramowanie i narzędzia służące do komunikacji)

Zadbaj o standardy

Analiza Biznesowa, Analiza Systemowa, czy też Inżynieria Wymagań stają się coraz lepiej opisanymi i ustrukturyzowanymi dziedzinami. Postępuje ich profesjonalizacja oznaczająca podejście oparte na uznanych standardach i skutecznych technikach. Przykładami organizacji zajmujących się definiowaniem i popularyzowaniem tego typu standardów są oczywiście IIBA oraz IREB.

Warto korzystać z doświadczeń innych i uczyć się na ich błędach i sukcesach. Nie ma potrzeby wymyślania koła na nowo, skoro już ono istnieje i jest używane z sukcesem. Znajomość profesjonalnych standardów pozwala Analitykowi Biznesowemu na uniknięcie częstych błędów oraz dobór odpowiednich narzędzi i technik do określonych potrzeb i okoliczności.

Ustal uprawnienia decyzyjne

Skuteczna Analiza Biznesowa wymaga opracowania dobrze zdefiniowanych i przejrzystych uprawnień decyzyjnych. Warto określić, w jaki sposób podejmowane będą decyzje i kto będzie uprawniony do ich podejmowania.

Należy ustalić, w jaki sposób zgłaszane będą propozycje zmian, jaka będzie ich forma i kto będzie posiadał uprawnienia do ich zatwierdzania lub odrzucania. Istotne jest przemyślenie sposobu podejmowania decyzji co do priorytetów. Istnieje wiele sposobów priorytetyzacji wymagań. Trzeba więc zdecydować, który sposób będzie w danych okolicznościach optymalny, kto będzie uczestniczył w procesie nadawania priorytetów i kto będzie podejmował finalne decyzje. Konieczny jest również wybór sposobu akceptowania wymagań, ewentualnej dokumentacji i poszczególnych elementów rozwiązania oraz wyznaczenie odpowiedzialnych za to osób.

Definiując uprawnienia decyzyjne na samym początku projektu i w razie potrzeby je uaktualniając, uniknąć można wielu potencjalnych konfliktów, mogących istotnie utrudnić prowadzenie Analizy Biznesowej.

Zapewnij zasoby

Skuteczna Analiza Biznesowa poza dostępem do odpowiednich źródeł wymagań, w tym zwykle interesariuszy, wymaga również podstawowych zasobów. Z oczywistych względów należy wymienić czas potrzebny na przeprowadzenie poszczególnych aktywności oraz niezbędne do tego narzędzia, w tym profesjonalne oprogramowanie.

Udostępniając profesjonalne narzędzia można znacząco podnieść efektywność Analizy Biznesowej oraz zwiększyć jakość tworzonej dokumentacji. Warto to robić, tym bardziej, że koszt odpowiednich licencji zwykle jest dość niski w porównaniu z wynagrodzeniami profesjonalistów w dziedzinie Analizy Biznesowej. Wynika z tego, że opłaca się inwestować w ich efektywność.

Monitoruj i usprawniaj

Jakość Analizy Biznesowej prowadzonej w ramach organizacji, w tym jakość tworzonej dokumentacji, powinna podlegać ciągłej kontroli. Wymaga to zdefiniowania określonych miar, które mogą być efektywnie użyte.

Monitorować można na przykład, czy:

• efekty i artefakty Analizy Biznesowej były prawidłowe, czy też konieczne były wielokrotne zmiany w celu uzyskania akceptacji interesariuszy
• opracowana dokumentacja była łatwa w użyciu i zrozumieniu, czy też wymagała obszernych wyjaśnień w celu jej zrozumienia
• dostępne były odpowiednie zasoby do przeprowadzenia poszczególnych aktywności i etapów Analizy Biznesowej
• wartość, dostarczona przez efekty Analizy Biznesowej, uzasadniała poniesione koszty
• osiągnięto cele biznesowe lub rozwiązano zdefiniowane problemy
• zrealizowano prace na czas, zgodnie z harmonogramem i oczekiwaniami interesariuszy

Zebrane wyniki powinny służyć jako podstawa inicjowania działań mających na celu wprowadzanie ulepszeń i optymalizacji procesu Analizy Biznesowej w organizacji.

Moje rekomendacje

Będąc managerem:

• Pamietaj, że poprawna i efektywna Analiza Biznesowa jest podstawą sukcesu projektu
• Nie pozwój by Analizą Biznesową zajmowali się przypadkowi ludzie, dobieraj osoby z odpowiednimi kwalifikacjami
• Dbaj o rozwój Analityków Biznesowych w Twojej organizacji i inwestuj w ich edukację
• Dopilnuj wprowadzania i przestrzegania profesjonalnych i powszechnie uznanych standardów
• Pamiętaj o jasnym określaniu uprawnień decyzyjnych i współpracuj z analitykiem przy ich definiowaniu
• Zapewnij odpowiednie zasoby, niezbędne do skutecznego przeprowadzania Analizy Biznsowej
• Stale monitoruj i ulepszaj działania Analityków Biznesowych w Twojej organizacji

Źródła

A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide). Version 3. 2015.