Słownik – technika prosta i użyteczna

Istotnym aspektem Analizy Biznesowej jest komunikacja. Często można się spotkać z kolokwialnym stwierdzeniem, iż dany projekt “poległ na braku komunikacji”. Bywa, że ze względu na wadliwą komunikację Analiza Biznesowa jest nieefektywna. Powstają nieprecyzyjne i niespójne wymagania, a tworzona dokumentacja jest niejednoznaczna.

Słownik – co to takiego?

Aby proces zbierania i opisywania wymagań przebiegał sprawnie i efektywnie, ważne jest by wszyscy interesariusze rozumieli kluczowe pojęcia w spójny i tożsamy sposób. Jak to osiągnąć? Służy temu prosta technika o banalnej nazwie Słownik (ang. Glossary).

Założeniem Słownika jest wypracowanie, wraz z iteresariuszami, wspólnych definicji kluczowych terminów. Definicje te powinny być powszechnie dostępne, tak aby można było na nich bazować i odwoływać się do nich. Tworząc definicje warto wyróżnić w nich odwołania do innych terminów, również opisywanych w słowniku. Np. gdy tworzymy słownik dotyczący produktów bankowych, definiujemy w nim termin “lokata” w następujący sposób:

Lokata – Opcja inwestycji polegająca na zdeponowaniu określonej kwoty pieniędzy, w określonej walucie, na dany okres i oprocentowanie. Wpłacając pieniądze na lokatę, klient uprawniony jest do ich zwrotu po terminie, wraz z odsetkami.

Wyróżnione zostały pojęcia “okres”, “oprocentowanie”, “klient” oraz “odsetki”. Oznacza to, że one również są zdefiniowane w Słowniku.

Warto również umieścić w Słowniku kluczowe atrybuty, czyli właściwości charakteryzujące dany termin. W przypadku lokaty byłyby to np. “oprocentowanie” i “waluta”. Pozwoli to na dokładniejsze scharakteryzowanie definiowanych pojęć. Jest również przydatne przy późniejszym tworzeniu innego rodzaju dokumentacji, np. modeli danych. Zatem cała definicja przedstawiałaby się następująco:

Lokata – Opcja inwestycji polegająca na zdeponowaniu określonej kwoty pieniędzy, w określonej walucie, na dany okres i oprocentowanie. Wpłacając pieniądze na lokatę, klient uprawniony jest do ich zwrotu po terminie, wraz z odsetkami.
Atrybuty: oprocentowanie, waluta

Co umieścić w Słowniku?

Przede wszystkim Słownik powinien zawierać pojęcia:

  • kluczowe dla danej dziedziny biznesowej
  • unikalne, nieznane poza daną branżą
  • niejednoznaczne, mające wiele potocznych znaczeń
  • definiowane inaczej w ramach danej organizacji oraz poza nią

W Słowniku warto umieścić również powszechnie używane skróty.

Jak tworzyć słownik?

Przede wszystkim należy go tworzyć możliwie wcześnie, na wstępnym etapie Analizy Biznesowej. Pozwoli to uspójnić terminologię i uniknąć wielu potencjalnych błędów i nieporozumień. Pozwoli również na odwoływanie się do zdefiniowanych w Słowniku terminów zarówno w komunikacji z interesariuszami jak i w tworzonej dokumentacji. Kolejną zasadą jest to, iż definicje w ramach Słownika powinny być krótkie, zwięzłe i jednoznaczne. Nie powinno być miejsca na swobodne interpretacje. Jeśli w definicjach znajdują się skróty, powinno się je rozwijać (przynajmniej przy pierwszym wystąpieniu).

Ważne jest, by Słownik był łatwo i powszechnie dostępny, tak aby wszyscy zainteresowani mieli do niego dostęp bez nadmiernego wysiłku. Powinien być również na bieżąco aktualizowany. Ze względu na ryzyko jego “rozsynchronizowania” i potencjalnego pojawienia się wielu, nieuspójnionych i nieuzgodnionych wersji, aktualizowanie Słownika warto zlecić jednej, upoważnionej osobie. Oczywiście tworzenie i utrzymywanie Słownika ułatwiają odpowiednie narzędzia, takie jak współdzielone pliki, Wiki itp.

Zalety Słownika

Oczywistą zaletą stworzenia i utrzymywania Słownika jest zwiększenie efektywności komunikacji poprzez operowanie ścisłymi, jednoznacznymi pojęciami. Kolejną zaletą jest unikanie niepotrzebnych nieporozumień wynikających z różnic w rozumieniu terminologii. Za kolejną zaletę uznać można przyspieszenie procesu tworzenia dokumentacji oraz podniesienie jej jakości. Dzieje się to, gdyż możemy odwoływać się do wcześniej zdefiniowanych pojęć, dzięki czemu znika konieczność ich każdorazowego definiowania. Dodatkowo pozbywamy się ryzyka niespójności w nazewnictwie i terminologii.

Moje rekomendacje

  • Twórz Słownik na możliwie najwcześniejszym etapie Analizy Biznesowej
  • Aktywnie korzystaj ze Słownika i odwołuj się w dokumentacji do zawartych w nim definicji
  • Zadbaj o to by Słownik był powszechnie dostępny
  • Aktualizuj Słownik, gdy zajdzie taka potrzeba
  • Nie zakładaj z góry, że jakieś pojęcie jest “oczywiste i jasne”, jeśli zachodzi ryzyko odmiennej interpretacji przez różne osoby lub w różnym kontekście, umieść je w Słowniku
  • Nie wahaj się i dopytuj interesariuszy o dokładne rozumienie poszczególnych terminów