Zwinna Analiza Biznesowa – unikaj marnotrawstwa

Analiza Biznesowa w dynamicznie zmiennym środowisku stawia przed analitykiem wiele wyzwań. Aby im sprostać i realizować zadania efektywnie, konieczne jest wdrożenie kilku zasad, które uczynią ją bardziej Agile. Jedną z nich jest opisana w „Agile Extension to the BABOKv2® Guide” zasada Avoid Waste. Jak zatem unikać marnotrawstwa? Czy warto to robić?

Przeanalizuj co tworzy wartość

Pierwszym krokiem, który warto wykonać jest analiza naszego obecnego procesu. Na proces ten składają się wszystkie czynności w których bierzemy udział (w tym różnego rodzaju spotkania zespołowe, przeglądy dokumentacji, raportowanie etc.) oraz artefakty, które tworzymy (opisy wymagań, modele, makiety, raporty itp.). Warto jest zastanowić się, jaką wartość dostarczają poszczególne składowe procesu.

Można to zrobić zadając sobie bardziej szczegółowe pytania:

• Komu dostarczana jest wartość? (Analitykowi biznesowemu, zespołowi deweloperskiemu, menadżerom, klientom, innym)
• Jaki rodzaj wartości jest dostarczany? (Lepsza komunikacja, retencja wiedzy, lepsze zrozumienie potrzeb lub wymagań, itd.)
• Jak duża wartość jest dostarczana? (Oczywiście to bardzo relatywna miara.)

Analizując w ten sposób poszczególne czynności i artefakty, łatwo odnajdziemy te, które nie dostarczają wartości lub dostarczają ją w minimalnym stopniu. Oczywistym jest, że wszystkie zidentyfikowane elementy procesu, które wartości nie dostarczają lub jest ona niewspółmiernie niska do ponoszonego kosztu (rozumianego np. jako poświęcany czas) należy wyeliminować.

Eliminując niepotrzebne czynności i artefakty, możemy poświęcić zaoszczędzony czas tym kluczowym, maksymalizując dostarczaną wartość.

Optymalizuj ilość dokumentacji i dbaj o aktualność

Dokumentacja tworzy wartość jedynie wtedy, gdy jest aktualna. Z tej banalnej zasady wynika fakt dopasowania ilości tworzonej dokumentacji do możliwości jej późniejszego utrzymania. Oczywiście dokładna i szczegółowa dokumentacja jest użyteczna, ale jeśli nie jest odpowiednio utrzymywana, dostarczana przez nią wartość szybko się zmniejsza. Bywa też, że nieaktualna dokumentacja potrafi wprowadzić w błąd, a wtedy jej wartość jest wręcz ujemna. W końcu lepiej nie mieć pewności co jest stolicą Francji (i jakoś to ustalić), niż mieć informację, że jest to Londyn.

Z powyższego, czyli konieczności utrzymywania aktualnej dokumentacji wynika bezpośrednio konieczność dobrania takich narzędzi i technik, które będą najbardziej efektywne. Chodzi o to, aby zmaksymalizować wartość dostarczaną przez dokumentację przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów związanych z jej utrzymywaniem. Doświadczony Analityk Biznesowy, znający wiele technik dokumentowania i narzędzi, powinien być w stanie wybrać i zarekomendować te, które będą odpowiednie w określonej rzeczywistości projektowej. Balansując dwa czynniki, to jest z jednej strony chęć tworzenia dokumentacji możliwie najdokładniejszej, a z drugiej strony konieczność właściwego jej utrzymywania, analityk powinien dobrać odpowiednie techniki i stopień dokładności tworzonych artefaktów.

Zwlekaj z decyzjami

Brzmi to może niepopularnie, ale czasem prokrastynacja wydaje się być właściwym podejściem do Analizy Biznesowej. Decyzje dotyczące rozwiązań, ograniczające pewne pole manewru i kierujące implementacją na określone tory, warto podejmować w ostatnim, właściwym momencie. W dynamicznie zmiennym środowisku zawsze mogą pojawić się nowe informacje lub zmiany wymagań. W efekcie, dotychczas przyjęte rozwiązanie okaże się być nieakceptowalne lub nieoptymalne. Zwlekając z podejmowaniem decyzji, a zwłaszcza z ich dokładnym dokumentowaniem, zmniejszamy ryzyko wprowadzania zmian, a co za tym idzie niepotrzebnego marnowania czasu.

Dodatkowym atutem zwlekania z podejmowaniem decyzji, jest fakt, że ludzie często przyzwyczajają się do tych już podjętych. Każda zmiana w planach bywa traktowana jako potencjalne zagrożenie i jej wprowadzenie (np. przekonanie klienta lub zespołu deweloperskiego do innego rozwiązania) wymaga dodatkowego wysiłku, a tego przecież chcemy uniknąć.

Stawiaj na wysoką jakość

Często przyczyną marnotrawstwa jest dług. Może on być zarówno techniczny jak i jakościowy lub funkcjonalny. Decydując się, świadomie lub nie na obniżenie pewnych standardów narażamy się na olbrzymie ryzyko konieczności zmian i poprawek w przyszłości. Pokusa, by iść na skróty bywa silna. Jednak bazując na niskiej jakości wymaganiach, obniżając standardy jakości lub niepotrzebnie komplikując rozwiązanie w celu osiągnięcia krótkoterminowych korzyści sporo ryzykujemy. Może to skutkować długiem, który będzie nas dużo kosztował i potencjalnie odbije się na jakości rozwiązania. Co więcej, może też negatywnie wpływać na efektywność procesu, jego rozwój i utrzymanie.

Często słyszę w tym kontekście, że przecież tworzymy MVP (ang. Minimum Viable Product) i w związku z tym jakość i potencjalny dług nie są najważniejsze. Kompletnie się z tym nie zgadzam. MVP oznacza, że tworzymy produkt o minimalnym zestawie cech i funkcjonalności (bazujący na minimalnym zestawie wymagań), który dostarcza wartość odbiorcy. Nie oznacza to wcale, że możemy obniżać jakość.

Moje rekomendacje

• Zawsze analizuj wartość dostarczaną przez poszczególne czynności i artefakty, a jeśli nie dostarczają wartości, rezygnuj z nich
• Twórz tylko tyle dokumentacji, ile jesteś w stanie utrzymać
• Dobieraj techniki i narzędzia w ten sposób, aby zmaksymalizować wartość dokumentacji przy jednoczesnej minimalizacji czasu potrzebnego na jej utrzymanie
• Zwlekaj z decyzjami i nie podejmuj ich zbyt wcześnie, jeśli fakt ich wcześniejszego podjęcia nie dostarcza wartości
• Nie pozwalaj sobie na obniżanie jakości bo w dłuższej perspektywie to zawsze prowadzi do marnotrawstwa

Źródła

Agile Extension to the BABOK® Guide. Version 2. 2017.