Czym jest BPMN? Dlaczego warto modelować procesy?

Napisano przez

Notacja BPMN (ang. Business Process Model and Notation) jest wiodącym standardem wykorzystywanym w modelowaniu procesów biznesowych. Jest utrzymywana przez Object Management Group – organizację, która odpowiada za rozwijanie wielu popularnych standardów, m.in. języka UML. Powszechnie stosowana wersja BPMN 2.0 została opublikowana w styczniu 2011 r. i jest wspierana przez liczne narzędzia na co dzień obecne w pracy analityka biznesowego, takie jak np. Enterprise Architect, Bizagi czy Signavio. Modele zgodne z notacją BPMN 2.0 można tworzyć również w darmowych narzędziach, takich jak np. to. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze informacje dotyczące elementów oraz zastosowania BPMN.

Zastosowanie BPMN

BPMN pozwala na graficzne przedstawienie poszczególnych etapów modelowanego procesu biznesowego. Mogą to być wysokopoziomowe czynności zgrupowane w tzw. podprocesy (ang. sub-processes) lub pojedyncze, szczegółowe (atomowe) kroki procesu, czyli tzw. zadania (ang. tasks). Na diagramie BPMN zobaczymy również kierunek przepływu procesu w postaci strzałek łączących poszczególne elementy (ang. sequence flow) oraz informacje o zdarzeniach (ang. events), bramki decyzyjne (ang. gateways) determinujące przebieg procesu w zależności od spełnienia podanych warunków, jak również obiekty danych (ang. data objects). Wszystkie te elementy będziemy umieszczać w basenach (ang. pools), w których definiujemy uczestników procesu, dzieląc je na tory (ang. swimlanes). Podsumowanie najważniejszych symboli występujących na mapach procesowych zgodnych z BPMN można znaleźć tu. Zobaczmy je zatem na kilku praktycznych przykładach. Zostały one stworzone w darmowym narzędziu bpmn.io.

Przykład 1. Wysokopoziomowy widok procesu Order-to-Cash przedstawiony jako zbiór zwiniętych podprocesów (ang. collapsed sub-process).

Przykład 2. Proces złożony z pojedynczych zadań (ang. tasks) – procesy można przedstawiać na różnym poziomie szczegółowości.

Przykład 3. Proces publikacji ogłoszenia przedstawiający dwie role w formie torów w basenie (ang. swimlanes), różne typy zadań oraz alternatywne przepływy.

Dlaczego warto?

Celem graficznego pokazania poszczególnych etapów procesu, czyli tworzenia tzw. map procesowych (ang. process maps, funkcjonują również pod nazwami flowcharts, proces charts, workflow diagrams) jest przedstawienie przebiegu procesu biznesowego w sposób możliwie najprostszy i jak najbardziej jednoznaczny dla wszystkich zainteresowanych stron.

Zależności są łatwiejsze do zrozumienia przy użyciu modeli graficznych niż przy określaniu ich w języku naturalnym. Ponadto języki modelowania, takie jak BPMN, mają rygorystyczną składnię, co zmniejsza ewentualne niejasności. Modele skupiają się również na pewnych tylko wycinkach rzeczywistości, przez co osoba czytająca diagram musi w jednym momencie przetworzyć mniej informacji, by zrozumieć modelowaną sytuację.1

And last but not least: BPMN jest bardzo intuicyjny (z pewnością nie mieliście problemów ze zrozumieniem powyższych przykładów), jasny zarówno dla biznesu, jak i IT. Opanowanie go w stopniu wystarczającym do prawidłowego odczytywania map procesowych nie wymaga dużego wysiłku ani nie zajmuje wiele czasu.

Moje rekomendacje

Tworząc mapy procesowe zgodne ze standardem BPMN warto pamiętać o kilku dobrych praktykach:

  • Wykorzystuj możliwie jak najmniejszą liczbę różnych elementów na jednym diagramie – za pomocą BPMN można modelować bardzo skomplikowane procesy, ale im więcej różnych symboli, tym diagram staje się mniej czytelny.
  • Pamiętaj o spójnym nazewnictwie – warto trzymać się konwencji „czasownik + rzeczownik” w przypadku zadań (np. „Wypełnij formularz”) oraz nominalizacji w podprocesach (np. „Księgowanie faktury”).
  • Zdefiniuj jasny początek i koniec procesu – zdarzenia początkowe określają warunki wstępne, których wystąpienie jest konieczne, by proces mógł się rozpocząć, a zdarzenia końcowe pokazują oczekiwane rezultaty procesu.
  • Stosuj właściwe bramki decyzyjne – niepoprawne użycie bramek to jeden z najczęstszych błędów występujących na diagramach BPMN, pamiętaj, że każda z nich ma inne zastosowanie (podsumowanie elementów BPMN można znaleźć tu)
  • Zwróć uwagę na kierunek modelowania procesu – diagram czytamy od lewej do prawej lub z góry w dół, strzałki nie powinny się przecinać.

Wiele narzędzi oferuje tzw. syntax check, a więc sprawdzanie zgodności modelowanego przez nas procesu z notacją BPMN. Warto korzystać z tej funkcji, ponieważ wspiera ona analityków biznesowych w tworzeniu dobrej jakości map procesowych.

Małgorzata Trzaska

Business Analyst 

  1. Sylabus Certyfikowany specjalista inżynierii wymagań IREB – Poziom podstawowy – wersja 3.1.0 z dnia 27.01.2023, str. 25 (https://sjsi.org/ireb-do-pobrania/) ↩︎